會(huì)計(jì)電算化下內(nèi)部控制變化淺析論文
一、會(huì)計(jì)電算化下內(nèi)部控制發(fā)生的變化
1.內(nèi)部控制范圍發(fā)生變化。在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)條件下，會(huì)計(jì)內(nèi)部控制主要針對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理，通過(guò)憑證傳遞程序，規(guī)定每個(gè)工作點(diǎn)完成的任務(wù)，并在傳遞程序中選擇控制點(diǎn)進(jìn)行內(nèi)部控制。由于電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)、運(yùn)行、維護(hù)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，所以電算化會(huì)計(jì)下的內(nèi)部控制還要包括系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程的控制、軟硬件環(huán)境控制、安全保密控制、會(huì)計(jì)軟件維護(hù)控制以及電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)使用過(guò)程中的數(shù)據(jù)輸人、處理、輸出的正確性控制等，會(huì)計(jì)電算化擴(kuò)大了會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的范圍。
2.內(nèi)部控制制度發(fā)生變化。會(huì)計(jì)電算化改變了原有的會(huì)計(jì)組織體制，會(huì)計(jì)工作組織和崗位發(fā)生了很大變化。原來(lái)根據(jù)會(huì)計(jì)事務(wù)的性質(zhì)設(shè)置的各業(yè)務(wù)核算組已經(jīng)被撤銷，與之相聯(lián)系的各崗位之間的職權(quán)分離、相互制約的牽制制度也發(fā)生了改變或不復(fù)存在。大中型企事業(yè)單位新設(shè)置的會(huì)計(jì)部門由總會(huì)計(jì)師、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備組、操作維護(hù)組、財(cái)務(wù)管理組、會(huì)計(jì)檔案組和系統(tǒng)開發(fā)組等組成。其中，財(cái)務(wù)管理組是電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的核心部門，崗位劃分比原來(lái)更細(xì)，并提高了財(cái)務(wù)管理要求。所以，在電算化會(huì)計(jì)條件下必須構(gòu)建內(nèi)部牽制制度。
3.內(nèi)部控制涉及的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)發(fā)生變化。在電算化會(huì)計(jì)條件下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和信息以電磁信號(hào)的形式存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)中，是肉眼無(wú)法看見的。存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)極易被篡改、破壞，甚至銷毀，而且不會(huì)留下任何痕跡和線索，這就使得對(duì)機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)和信息的保護(hù)變得尤為重要。原來(lái)的劃線>簽章更正錯(cuò)賬的方法已不能使用，而且已記過(guò)賬的憑證不允許直接修改，只能采用憑證沖銷的方法。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)要定期備份并妥善保管，防止計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障或因受到破壞而造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，由于數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的非直接可見性，使不懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的人很難接近和修改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，因此電算化會(huì)計(jì)條件下對(duì)人的控制要集中在對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部人員的控制上。
4.內(nèi)部控制形式發(fā)生變化。會(huì)計(jì)電算化使會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化，一些傳統(tǒng)的內(nèi)部控制形式已無(wú)存在的意義，如科目匯總、試算平衡、賬賬核對(duì)、賬證核對(duì)等。由于會(huì)計(jì)核算工作全部由計(jì)算機(jī)完成，整個(gè)處理過(guò)程分為數(shù)據(jù)輸人、處理和輸出三個(gè)環(huán)節(jié)，從輸人會(huì)計(jì)憑證到輸出會(huì)計(jì)報(bào)表，可以一氣呵成。如果系統(tǒng)安全可靠，沒(méi)有非法操作，是不會(huì)出現(xiàn)賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現(xiàn)象的。所以，數(shù)據(jù)正確性控制的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到了數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)。同時(shí)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也給我們提供了先進(jìn)的控制技術(shù)，使內(nèi)部控制的許多方法和措施可以利用計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行控制，如數(shù)據(jù)正確性的校驗(yàn)、操作權(quán)限控制等。計(jì)算機(jī)控制比人工控制更嚴(yán)格、更可靠，它可以克服人工控制的隨意性�？梢姡陔娝慊瘯�(huì)計(jì)條件下，會(huì)計(jì)內(nèi)部控制方式已部分地被計(jì)算機(jī)所取代，由人工控制轉(zhuǎn)移為人機(jī)控制。
二、會(huì)計(jì)電算化下內(nèi)部控制制度建立思路
1.電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)�？刂齐娝慊瘯�(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，一般來(lái)說(shuō)投資較大，對(duì)整個(gè)企業(yè)的影響也較大，往往需要對(duì)原有的管理體制進(jìn)行較大的變革。所以，在開發(fā)前必須進(jìn)行可行性分析，從經(jīng)濟(jì)上、技術(shù)上、組織上論證開發(fā)新系統(tǒng)的必要性和可能性，進(jìn)行資本預(yù)算和效益評(píng)估。在軟件的開發(fā)過(guò)程中，必須認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家和地方頒布的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。購(gòu)買的商品化會(huì)計(jì)軟件也必須是經(jīng)過(guò)評(píng)審的會(huì)計(jì)軟件，因?yàn)橹挥邪凑諛?biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開發(fā)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)才更可靠s更完善。在新系統(tǒng)使用的準(zhǔn)備階段要加強(qiáng)對(duì)有關(guān)人員的培訓(xùn)，提高系統(tǒng)操作和系統(tǒng)管理人員對(duì)新系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理解，以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯(cuò)的可能性。在新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換過(guò)程中，要采取有效的控制手段，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，如人員重新配置、清理賬目、準(zhǔn)備初始數(shù)據(jù)、規(guī)范電算化方式下的各種核算方法等。各單位可以根據(jù)本單位的情況選擇合適的轉(zhuǎn)換方法，一般可采取并行轉(zhuǎn)換，新舊系統(tǒng)并行一段時(shí)間，以檢驗(yàn)新系統(tǒng)的正確性。如果會(huì)計(jì)軟件在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，或者由于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及經(jīng)營(yíng)環(huán)境發(fā)生變化，需要對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行維護(hù)，就必須對(duì)會(huì)計(jì)軟件的維護(hù)進(jìn)行嚴(yán)格控制。一般來(lái)說(shuō)，如果軟件本身錯(cuò)誤或軟硬件變化而需進(jìn)行維護(hù)，由系統(tǒng)管理員提出申請(qǐng)，由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人、總會(huì)計(jì)師和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)軟件維護(hù)申請(qǐng)進(jìn)行審批。批準(zhǔn)后，由專職會(huì)計(jì)軟件維護(hù)人員進(jìn)行修改維護(hù)，其他人員不得進(jìn)行維護(hù)。對(duì)較大的修改變動(dòng)或功能擴(kuò)充性維護(hù)，應(yīng)事先制訂具體的維護(hù)計(jì)劃。軟件修改后要進(jìn)行試運(yùn)行和組織驗(yàn)收，驗(yàn)收通過(guò)并正式下達(dá)使用通知后，修改后的軟件才能投人正式運(yùn)行。
2.組織控制。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)部門的組織機(jī)構(gòu)和崗位分工必須進(jìn)行重新調(diào)整，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理將集中在計(jì)算機(jī)操作部門，要重新設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)各部門之間和部門內(nèi)部各崗位之間的內(nèi)部牽制制度。一是要進(jìn)行部門之間的職責(zé)劃分控制，系統(tǒng)開發(fā)組、系統(tǒng)操作組、系統(tǒng)維護(hù)組、財(cái)務(wù)管理組等各級(jí)之間的不相容職責(zé)應(yīng)當(dāng)盡可能分離，劃清各自的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)處理范圍。如，系統(tǒng)操作組負(fù)責(zé)進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理，而不能進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)、程序維護(hù)，系統(tǒng)開發(fā)組和系統(tǒng)維護(hù)組不能有會(huì)計(jì)軟件的操作權(quán)和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的決定權(quán)等。二是要進(jìn)行部門相鄰的崗位分工控制，建立崗位責(zé)任制，明確職責(zé)，責(zé)任到人。其重點(diǎn)是系統(tǒng)操作組內(nèi)部的崗位分工，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)開發(fā)、專職會(huì)計(jì)員、檔案員等的控制，應(yīng)做到相互牽制、相互制約、防止出現(xiàn)舞弊和欺詐行為。如，系統(tǒng)操作組內(nèi)系統(tǒng)管理員、操作員、審核員及維護(hù)員的職權(quán)是不相容的，必須明確劃分工作范圍和職責(zé)權(quán)限，不能兼任。三是要建立并嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的人事管理制度，加強(qiáng)內(nèi)部控制，對(duì)某些關(guān)鍵崗位要實(shí)行定期輪換制度。
3.操作控制。操作控制是通過(guò)制定和執(zhí)行操作規(guī)則來(lái)實(shí)現(xiàn)的。操作規(guī)則主要包括計(jì)算機(jī)操作規(guī)則、操作運(yùn)行規(guī)則、用機(jī)時(shí)間記錄規(guī)則、控制臺(tái)記錄規(guī)則、機(jī)房守則、應(yīng)急措施和安全規(guī)則等。其目的是通過(guò)規(guī)范計(jì)算機(jī)使用來(lái)保證會(huì)計(jì)信息處理的高質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯(cuò)和未經(jīng)核準(zhǔn)而使用程序、文件的機(jī)會(huì)。目前，許多企業(yè)雖然有上機(jī)管理制度，但多數(shù)不能嚴(yán)格執(zhí)行，這必然給會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全留下隱患。為了確保會(huì)計(jì)信息的安全、完整和保密，各單位必須嚴(yán)格執(zhí)行上機(jī)管理制度。
4.輸入、處理和輸出控制。輸人控制是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制中的重要環(huán)節(jié)，因?yàn)檩斎耸请娝慊瘯?huì)計(jì)信息系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)入口，只有輸入正確的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，才能保證最終輸出的會(huì)計(jì)信息是正確的。各單位應(yīng)建立起一整套控制制度以便對(duì)輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格控制，保證輸人數(shù)據(jù)的正確性。輸人控制常用的方法主要有：設(shè)計(jì)科目代碼校驗(yàn)，防止科目輸入錯(cuò)誤；進(jìn)行試算平衡校驗(yàn)，防止憑證金額輸入錯(cuò)誤；采用順序檢查法，防止憑證編號(hào)錯(cuò)誤；采用二次輸入法，將數(shù)據(jù)兩次輸入，匯總對(duì)比輸入結(jié)果來(lái)確定輸人是否正確等。處理控制是對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行控制，這些控制往往被寫入計(jì)算機(jī)程序，又稱之為自動(dòng)控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制主要包括數(shù)據(jù)的核對(duì)、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等；文件控制主要包括檢查文件長(zhǎng)度、標(biāo)識(shí)、是否感染病毒等。輸出控制是指對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)處理活動(dòng)進(jìn)行控制，其目的是保證各種輸出結(jié)果的真實(shí)性、完整性和正確性。具體控制措施包括輸出格式控制、屏幕輸出控制、打印輸出控制和網(wǎng)絡(luò)傳輸控制等。輸出控制一般應(yīng)檢查輸出數(shù)據(jù)是否相符，輸出數(shù)據(jù)是否完整，是否能滿足使用部門的需要等。另外，輸出的會(huì)計(jì)資料要進(jìn)行登記，會(huì)計(jì)檔案要求保管。
5.安全保密控制系統(tǒng)。安全保密控制是指采取措施，防范自然災(zāi)害、失誤、計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪活動(dòng)危害系統(tǒng)安全，保證系統(tǒng)和會(huì)計(jì)信息的安全可靠，防止會(huì)計(jì)信息被篡改或非法使用等。常用的安全保密控制措施主要有：實(shí)行用戶識(shí)別控制，保證系統(tǒng)外部人員不能盜用系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)部人員只能按其權(quán)限使用規(guī)定的功能；建立機(jī)內(nèi)操作日志，由程序自動(dòng)進(jìn)行操作登記，監(jiān)督系統(tǒng)操作，留下審計(jì)線索；實(shí)行加密存儲(chǔ)控制，對(duì)重要的數(shù)據(jù)應(yīng)加密存儲(chǔ)或以密碼的形式在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，會(huì)計(jì)軟件的程序要進(jìn)行編譯或加密；實(shí)行數(shù)據(jù)存取權(quán)限控制，不能讓所有的操作員隨便存取會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；進(jìn)行數(shù)據(jù)和程序的備份和恢復(fù)控制，對(duì)會(huì)計(jì)軟件和重要的數(shù)據(jù)文件要定期備份存檔，以便發(fā)生故障后能及時(shí)恢復(fù)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案要妥善保管。此外，要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的防范。一是利用殺毒軟件對(duì)病毒進(jìn)行檢查并殺滅；二是采取多種形式的預(yù)防措施，如慎用公共軟件或共享軟件，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢査，對(duì)重要的文件進(jìn)行備份，對(duì)軟盤加以保護(hù)等。
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