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成功作外貿(mào)34招
現(xiàn)在做外貿(mào)不容易。也許你正在做，也許你打算做，下面介紹讓你做外貿(mào)成功的34招。幫助你更輕松的解決貿(mào)易中遇到的大大小小的事情，幫助你注意商貿(mào)活動(dòng)中的小小細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)決定成敗，細(xì)節(jié)決定生意的成敗。
第1招妥善安排會(huì)面的約定
—I’d like to make an appointment with Mr. Lee.
當(dāng)你計(jì)劃到海外出差,順道拜訪(fǎng)客戶(hù)時(shí),必須先以書(shū)信通知對(duì)方.出國(guó)以前再以Telex或電話(huà)向?qū)Ψ酱_認(rèn)訪(fǎng)問(wèn)的日期和目的.如果是臨時(shí)決定的拜訪(fǎng),也要通過(guò)對(duì)方的秘書(shū)安排,告訴她I’d like to make an appointment with Mr. Lee. （我想和李先生約見(jiàn)一次.）讓對(duì)方對(duì)你的造訪(fǎng)有所準(zhǔn)備，才會(huì)有心情和你洽談。
第2招向溝通對(duì)手表示善意與歡迎
—I will arrange everything.
如果溝通是由你發(fā)起，提供對(duì)手一切的方便，能使溝通一開(kāi)始便在友善和諧的氣氛下進(jìn)行。尤其是當(dāng)你的溝通對(duì)手是遠(yuǎn)道而來(lái)的，你熱心地告知他：“I will arrange everything."(我會(huì)安排一切。）不但表現(xiàn)出你的誠(chéng)意，也能使他在不必顧慮食宿等瑣事的情況下，專(zhuān)心與你進(jìn)行溝通。
第3招溝通進(jìn)行中應(yīng)避免干擾
—No interruptions during the meeting!
如果溝通的地點(diǎn)是在你的公司，那么請(qǐng)叮嚀你的部屬，勿在溝通過(guò)程中做不必要的干擾。因?yàn)檫^(guò)份的干擾會(huì)影響溝通的意愿和熱忱。
第4招遵守禮儀
--Behave yourself!
溝通時(shí)，仍然要遵守一般奉行的禮儀和保持良好的儀態(tài)，這樣可以增加人們對(duì)你的好感，提高你的溝通效率。此外，坐姿不良，在對(duì)手講話(huà)時(shí)左顧右盼，都足以使人對(duì)體產(chǎn)生不良的印象，而減低與你洽談的興致。
第5招適時(shí)承認(rèn)自己的過(guò)失
--It’s my fault.
如果你明顯地犯了錯(cuò)，并且對(duì)別人造成或大或小的傷害，一句充滿(mǎn)歉意的“I’msorry.It’s my fault."（對(duì)不起，是我的錯(cuò)。）通常能夠獲得對(duì)方的原諒。就算他實(shí)在很懊惱，至少也能稍微緩和一下情緒。做無(wú)謂的辯解，只能火上加油，擴(kuò)大事端。
第6招抱怨不是無(wú)理取鬧
—I have a complaint to make.
以激憤的語(yǔ)氣向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使結(jié)果適得其反。
服務(wù)員上錯(cuò)了菜，旅館女服務(wù)員忘了整理你的房間，送來(lái)的貨物根本不是你訂單上所指明的東西等情況，著實(shí)令人懊惱。但是生氣并不能解決問(wèn)題，不如心平氣和而語(yǔ)氣堅(jiān)定地告訴對(duì)方"I have a complaint to make." （我有怨言。）然后告訴他所發(fā)生的事。
第7招資料須充實(shí)完備
—We have a pamphlet in English.
具體的物品通常比口頭描述更有說(shuō)服力。當(dāng)客戶(hù)聽(tīng)到你說(shuō)"We have a pamphlet in English."（我們有英文的小冊(cè)子。）或"Please take this as a sample"（請(qǐng)將這個(gè)拿去當(dāng)樣品。）時(shí)，一定會(huì)興趣大增，進(jìn)而問(wèn)你許多和產(chǎn)品有關(guān)的問(wèn)題。如果你平時(shí)資料搜集得全面，便能有問(wèn)必答。這在商務(wù)溝通上是非常有利的。
第8招緩和緊張的氣氛
—How abouta break？
當(dāng)會(huì)議因冗長(zhǎng)而陷于沉悶、緊張的氣氛時(shí)，做無(wú)意義的僵持是無(wú)法獲得令人滿(mǎn)意的結(jié)果的。如果能在不打斷對(duì)方的情形下提出“How abouta break？”（休息一下如何？）對(duì)方必能欣然接受，緊張的氣氛也立刻得以經(jīng)解。當(dāng)你們?cè)倩氐綍?huì)議桌時(shí)，也能以清晰的思路繼續(xù)溝通。
第9招做個(gè)周到的主人
—You can use our office equipment if necessary.
如果溝通是在你的公司進(jìn)行，除了應(yīng)向溝通對(duì)手提供舒適的場(chǎng)所以外，更應(yīng)該盡量配合對(duì)手，向他提供有助于溝通進(jìn)行的服務(wù)與設(shè)備。例如，大大方方地告訴他“You can use our office equipment if necessary.”（如果必要的話(huà)，您可以使用我們的辦公室設(shè)備。）協(xié)助對(duì)手對(duì)溝通內(nèi)容做正確的衡量，其結(jié)果可能也是對(duì)己方極為有利的。
第10招詢(xún)問(wèn)對(duì)方的意見(jiàn)
—What is your opinion?
每個(gè)人都希望自己的意見(jiàn)受到重視。當(dāng)你和他人進(jìn)行溝通時(shí)，除了說(shuō)出自己的想法以外，隨時(shí)可加上一句“What is your opinion? ”（你的意見(jiàn)是？）或“I’d like to hear your ideas about the problem．”（我想聽(tīng)聽(tīng)你對(duì)這個(gè)問(wèn)題的看法。
不但讓對(duì)方感覺(jué)受到重視，更能使你們因思想的交流而逐漸達(dá)成協(xié)議。
第11招清楚地說(shuō)出自己的想法與決定
—I think I should call a lawyer.
如果在溝通場(chǎng)合中，你無(wú)法詳實(shí)地說(shuō)出心中的意念，不僅會(huì)使對(duì)方聽(tīng)得滿(mǎn)頭霧水，說(shuō)不定還會(huì)讓對(duì)方認(rèn)為你對(duì)實(shí)際情形根本不了解，而失去和你溝通的興致。試想假如你在向警察描述車(chē)禍的發(fā)生時(shí)，不能提醒他“I had the right-of-way."（我有優(yōu)先行駛權(quán)。）或沒(méi)告訴他“I think I should call a lawyer."（我想我該叫個(gè)律師。）你也許因此而吃了虧.還有很多情況是特別需要提供詳實(shí)資料的，例如：向醫(yī)生敘述你的病痛，告訴理發(fā)師你所要的發(fā)型，向客戶(hù)講解產(chǎn)品的特性等。平常多注意英美人士對(duì)這類(lèi)場(chǎng)合的應(yīng)對(duì)，您這方面的英語(yǔ)一定會(huì)大有進(jìn)步！
第12招找出問(wèn)題癥結(jié)
—What seems to be the trouble？
任何一個(gè)沖突或誤解的產(chǎn)生，都有潛在原因。為什么你的老客戶(hù)這回不向你的公司訂貨？為什么對(duì)方不能達(dá)到你的要求？這種情況發(fā)生時(shí)，要立刻積極地探索原因。向?qū)Ψ教皆?xún)“What seems to be the trouble？”（有什么困難嗎？）或問(wèn)一句“Is there something that needs our attention?"有什么需要我們注意的嗎？）都能表示你對(duì)事情的關(guān)切。知道問(wèn)題的癥結(jié)，才有辦法進(jìn)行溝通。
第13招要有解決問(wèn)題的誠(chéng)意
—Please tell me about it.
當(dāng)客戶(hù)向你提出抱怨時(shí)，你應(yīng)該做的事是設(shè)法安撫他。最好的辦法就是對(duì)他提出的抱怨表示關(guān)切與解決的誠(chéng)意。你的一句“Please tell me about it.”（請(qǐng)告訴我這件事的情況。）或"sorry for my error and assure you I will take great care in performing the work"（我為我的錯(cuò)誤感到抱歉，并向您保證，我會(huì)盡全力處理此事。）令對(duì)方覺(jué)得你有責(zé)任感，也會(huì)恢復(fù)對(duì)你的信任。
第14招適時(shí)提出建議
—We＇ll send you a replacement right away.
當(dāng)損失已經(jīng)造成時(shí)，適時(shí)地提出補(bǔ)救方法，往往能使溝通免于陷入僵局，甚至于得以圓滿(mǎn)地達(dá)成協(xié)議。
例如：你運(yùn)送到客戶(hù)手上的貨物，的確不是訂單上所標(biāo)明的，而你又能立即向他保證"—"（我們會(huì)立即寄給您一批替換品。）或者告訴他"We can adjust the price for you if you keep the material．"（如果您留下這批材料，我們可以為您調(diào)整價(jià)格。）那么，客戶(hù)心中的憂(yōu)慮必定立刻減半，而愿意考慮您的提議。
第15招隨時(shí)確認(rèn)重要的細(xì)節(jié)
—Is this waht we decided?
商務(wù)洽談中，一牽扯到金額、交貨條件和日期時(shí)，除了洽談當(dāng)時(shí)要用口頭復(fù)述加以確認(rèn)外，合約擬好后，更要詳細(xì)地過(guò)目一遍。一旦發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)，應(yīng)立刻詢(xún)問(wèn)對(duì)方“Is this waht we decided?
”（這是我們說(shuō)定的嗎？）合約內(nèi)容真的錯(cuò)得離譜，就應(yīng)告訴對(duì)方“I＇ll have to return this contract to you unsigned."（我得將這份合約退還給你，不能簽名。）以示抗議。任何合約上的問(wèn)題，寧可羅嗦一點(diǎn)，也決不可含糊。
第16招聽(tīng)不懂對(duì)方所說(shuō)的話(huà)時(shí)，務(wù)必請(qǐng)他重復(fù)
—Would you mind repeating it?
英語(yǔ)不是我們的母語(yǔ)，聽(tīng)不懂是很自然的。聽(tīng)不懂又裝懂，那才是有害的。其實(shí)請(qǐng)人家重復(fù)或再講清楚一點(diǎn)并不難，你只要說(shuō)”Would you mind repeating it?"（您介意再講一遍嗎？），相信對(duì)方不但會(huì)再說(shuō)一遍，而且連速度都會(huì)放慢些。如果你還是沒(méi)聽(tīng)懂，那么仍然要用這個(gè)老方法：“Could you explain it more precisely?”（您能解釋得更明白一點(diǎn)嗎？）
第17招使談判對(duì)手作肯定答復(fù)的問(wèn)題
—Is it important that …?
連續(xù)發(fā)問(wèn)溝通對(duì)手給予肯定答復(fù)的問(wèn)題，最后引導(dǎo)他對(duì)你的主要建議也作有定的答復(fù)，是絕對(duì)須要花費(fèi)一番心思的。通常溝通對(duì)手只對(duì)自己有利的問(wèn)題，才會(huì)痛快地回答“Yes”。因此，在溝通場(chǎng)合開(kāi)始前，不妨先細(xì)心地想一下，你所希望對(duì)方接受的條件，對(duì)他有什么好處，試著以“Is it important that …? ”（…是不是對(duì)您很重要？）或“Is it helpful if …?”（如果…是不是對(duì)你有幫助？）未獲得他的肯定，那么要使你的建議通過(guò)也不難了。
第18招做適當(dāng)?shù)淖尣?/p>
—The best compromise we can maks is...
溝通雙方的互相讓步，最常見(jiàn)的例子就是討價(jià)還價(jià)。
買(mǎi)方希望賣(mài)方減價(jià)一百五十元，而賣(mài)方只想減價(jià)五十元，雙方一陣討價(jià)還價(jià)之后，最后減了一百元。不論你的對(duì)手是如何的咄咄逼人，你總得做一個(gè)最后的讓步：“The best compromise we can maks is... ”（我們所能做的最好的折衷辦法是…）或是"This is the lowest possible price."（這是最低的可能價(jià)格了。）然后堅(jiān)定不移，否則如果讓步得太過(guò)，你可就要有所損失了。
第19招不要倉(cāng)促地做決定
—Please let me think it over.
在商場(chǎng)上講求信用，一旦允諾人家的事情，要再反悔，會(huì)令人產(chǎn)生不良印象。因此，在下決定之前，務(wù)必要經(jīng)過(guò)深思熟慮。如果你正在和客戶(hù)商談一件無(wú)法遂下決定的事時(shí)，不妨請(qǐng)他給你一點(diǎn)時(shí)間"Please let me think it over."（請(qǐng)讓我考慮一下。）或"Would it be all right to give you an answer tomorrow?"（明天再答復(fù)您行嗎？）切記，倉(cāng)促地下決定往往招致嚴(yán)重的后果！
第20招說(shuō)“不”的技巧
--No, but …
在商務(wù)溝通上，該拒絕時(shí)，就應(yīng)該斬釘截鐵地說(shuō)“No．”拐彎抹角地用“That＇s difficult"（那很困難。）或“Yes, but..."（好是好，可是…）來(lái)搪塞，會(huì)令對(duì)方覺(jué)得你答應(yīng)得不夠干脆，而不是在委婉地拒絕。如果你說(shuō)“No，but…”對(duì)方便清楚地知道你是拒絕了，但似乎還可以談?wù)劇＿@個(gè)時(shí)候，你因?yàn)橐严扔?ldquo;No”牽制對(duì)方，而站在溝通的有利位置上了。
第21招不要催促對(duì)方下決定
--Stop asking "Have you decided?"
當(dāng)你的溝通對(duì)方需要時(shí)間來(lái)考慮一下方案時(shí)，千萬(wàn)不要一直催促他“Hare you decided?”（你決定了沒(méi)有？)那樣，你不但干擾了他的思考，也可能激怒他。結(jié)果原本可能達(dá)成的協(xié)議或許就此泡湯了。
第22招沉默是金
—Silence is golden．
面對(duì)對(duì)方所提無(wú)法接受的提議，沉默是最有力的回答。這種無(wú)動(dòng)于衷所帶給溝通對(duì)手的壓力，遠(yuǎn)大于澆他一盆冷水。將所達(dá)成的協(xié)議逐一列入記錄——Let＇s have the agreed items recorded.為了避免簽約時(shí)的爭(zhēng)執(zhí)或重新商議，交涉中達(dá)成協(xié)議的項(xiàng)目應(yīng)做成記錄，并在會(huì)議結(jié)束時(shí)傳閱。
因此，每達(dá)成一項(xiàng)協(xié)議，要記得提醒對(duì)方“Let＇s have the agreed items recorded."我們聲達(dá)成協(xié)議的項(xiàng)目記錄下來(lái)。）
第23招過(guò)分吹牛，足以敗事
—Don＇t boast!
磋商者往往為了達(dá)成協(xié)議而向交涉對(duì)手做過(guò)份不實(shí)的吹噓。這種情形在向他人推銷(xiāo)產(chǎn)品時(shí)，尤其常見(jiàn)。顧客因聽(tīng)信你的吹牛而購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品，進(jìn)而造成損失，輕者不再與你打交道；嚴(yán)重的，恐怕還要告你欺詐，多劃不來(lái)！所以在向他人做“We can give you a guarantee 100 years.”（我們可以給您一百年的保證。）這一類(lèi)的承諾時(shí)，最好先斟酌一番。
第24招不浪費(fèi)溝通對(duì)手的時(shí)間
—...then I＇ll drive you to the airport for your flight at 7:00.
在溝通開(kāi)始以前，最好事先得知溝通對(duì)手的行程表，并盡量配合。當(dāng)你和客戶(hù)談好了一切細(xì)節(jié)以后，你對(duì)他說(shuō)“I’ll have my secretary type the contract for you to sign at once, then I＇ll drive you to the airport for your flight at 7:00.”(我會(huì)讓我的秘書(shū)立刻將合同打好給您簽名，然后，我開(kāi)車(chē)送您去機(jī)場(chǎng)搭七點(diǎn)鐘的飛機(jī)。）想必他一定會(huì)感激你的周到細(xì)心，因此也會(huì)采取合作的態(tài)度。
第26招達(dá)到目地，立即離開(kāi)
—I＇m glad to have met you, Mr. Lee.
如果協(xié)議達(dá)成，而你仍流連忘返，則有以下兩種危險(xiǎn)：溝通對(duì)手改變主意；或者你可能因松懈而目不擇言，說(shuō)錯(cuò)了話(huà)。因此商議一完成，立即以"I＇m glad to have met you, Mr. Lee."（李先生，很高興認(rèn)識(shí)您。）收?qǐng)�，告別離去。
第27招充滿(mǎn)信心地進(jìn)行溝通
—You can ask me any question.
任何有心溝通的人，都希望他的溝通對(duì)手是個(gè)舉足輕重的人物。讓對(duì)手認(rèn)為你是有決策力的人，最直接的方法便是一見(jiàn)面就告訴他“You can ask me any question.”（您可以問(wèn)我任何問(wèn)題。
如果你在對(duì)方面前處處顯得緊張兮兮，不是一直抽煙，就是不斷干咳，對(duì)方必定會(huì)懷疑他跟你之間的溝通效果。因此面對(duì)每一個(gè)溝通場(chǎng)合，一定要充滿(mǎn)信心。
第28招對(duì)溝通對(duì)手的專(zhuān)長(zhǎng)與能力表示認(rèn)知
—know you are good at …
每個(gè)人都對(duì)自己的才能引以為榮。向你的溝通對(duì)手表示你認(rèn)知他的能力，并寄希望他有所表現(xiàn):"I know you are good at handling difficult situations, and I believe I can count on you."（我知道你擅于處理棘手問(wèn)題，并相信我可以依賴(lài)您。）相信他一定不愿意讓你失望。
第29招以肯定的語(yǔ)氣，談?wù)搶?duì)手的問(wèn)題
—I believe our experts can give you helpful advice for the problem in your company.
當(dāng)對(duì)手正在為某個(gè)問(wèn)題煩惱，而你正好能夠幫他忙,一句"I believe our experts can give you helpful advice for the problem in your company."（我相信我們的專(zhuān)家能提供對(duì)貴公司問(wèn)題有幫助的建議。）必能使他寬慰不已，立刻表現(xiàn)合作的態(tài)度，而你的溝通力也大大增加了。
第30招委婉地透露壞消息
—Bad news，I＇m afraid.
要向他人透露壞消息，也需要一點(diǎn)技巧。老師在公布成績(jī)以前，總是光透露有多少人不及格，以使考得不好的同學(xué)預(yù)先做好心理準(zhǔn)備。同樣，在向客戶(hù)透露漲價(jià)或其它壞消息時(shí)，先告訴他“Bad news，I＇m afraid.”（恐怕是壞消息喔。）也能收到相同的效果。人對(duì)某件事的發(fā)生預(yù)先有心理準(zhǔn)備時(shí)，總是較容易接受的。
第31招強(qiáng)調(diào)溝通雙方相同的處境
—Our costs are way up too.
說(shuō)服溝通對(duì)手的技巧之一，就是強(qiáng)調(diào)雙方的相同點(diǎn)，使其產(chǎn)生認(rèn)同感，進(jìn)而達(dá)成協(xié)議。一個(gè)賣(mài)主告訴老客戶(hù)產(chǎn)品漲價(jià)的最常見(jiàn)理由就是“Our costs are way up too."（我們的成本也上漲了。
以使客戶(hù)覺(jué)得他的對(duì)手和他一樣，正面臨著漲價(jià)的處境。這時(shí)候買(mǎi)主再不愿意，也只好接受漲價(jià)的必然結(jié)果了。
第32招向談判對(duì)手略施壓力
—The special price will be effective until May 30.
為了促使談判對(duì)手盡快做決定，略施壓力有時(shí)也是值得考慮的手段。例如，聰明的賣(mài)主都知道，訂出“最后期限”，能夠刺激原本無(wú)心購(gòu)買(mǎi)或猶豫不決的買(mǎi)主。一句"Unless you ordr in February, we won＇t be able to deliver in April."（除非您在二月就下訂單，否則我們無(wú)法在四月交貨。）或者"The special price will be effective until May 30."（特價(jià)的有效期限到五月三十日.)都能使?jié)撛诘馁I(mǎi)主迅速地在心里盤(pán)算一番！
第33招不要幸災(zāi)樂(lè)禍
—Don＇t say“ I told you so!"
當(dāng)你以前曾告訴或警告過(guò)對(duì)手的事被你不幸言中時(shí)，用不著再來(lái)提醒他“I told you so!"我告訴過(guò)你吧�。┻@種話(huà)對(duì)你們的溝通沒(méi)有幫助，卻只有使聽(tīng)者更加反感。
第34招保留溝通對(duì)方的面子
—Your views regarding management differ from mine.
要使溝通徹底失敗，最好的辦法就是使你的溝通對(duì)手顏面盡失�？墒�，這該不是你所要的結(jié)果吧？因?yàn)槿绱艘粊?lái)，溝通不但要破裂，也會(huì)招來(lái)對(duì)手的怨恨。雖然你重重地打擊了對(duì)手，自己卻也成了失敗的溝通者。因此向?qū)Ψ教岢鲑|(zhì)疑時(shí)，要確定將矛頭指向事情本身，而不是對(duì)手身上:Your views regarding management differ from mine.(您的經(jīng)營(yíng)觀(guān)點(diǎn)和我的不同.)有時(shí)候，你甚至于可以將責(zé)任歸咎于不在場(chǎng)的第三者身上，而不是直接推給溝通對(duì)手:"Someone must have given you wrong information."（一定是有人把錯(cuò)誤的情報(bào)給了你。）這樣的說(shuō)法可以引導(dǎo)對(duì)方修正他的觀(guān)點(diǎn)，而不會(huì)觸怒了他，使他拂袖而去。
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