怎樣做好辦公文秘的工作

時間：2025-11-26 09:30:42 銀鳳辦公文秘我要投稿

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怎樣做好辦公文秘的工作

　　辦公文秘師是指培養(yǎng)系統(tǒng)掌握現(xiàn)代商務(wù)秘書專業(yè)基本理論知識、基本工作方法；懂得秘書禮儀和社交禮儀；具有較強(qiáng)的英語聽說能力；具有高雅的氣質(zhì)和較強(qiáng)的社會適應(yīng)能力，下面是具體介紹，供參考！

怎樣做好辦公文秘的工作

　　怎樣做好辦公文秘的工作 1

　　做好辦公文秘工作就是要稱職。

　　(一)、基本素質(zhì)

　　1、身體素質(zhì)：健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

　　2、心理素質(zhì)：要時刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

　　3、思想素質(zhì)：這是更高的一項(xiàng)要求，作為現(xiàn)代社會的高級管理人員，在一個國際知名的機(jī)構(gòu)里工作，應(yīng)當(dāng)具有愛崗敬業(yè)精神、實(shí)事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責(zé)任感。

　　在現(xiàn)代社會里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說每天的國內(nèi)外形勢，就在我們身邊，就會經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個親戚玩股票掙了大錢;明天你的一個朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了;昨天，你的哥們當(dāng)了大官，前天，你的一個熟人因腐問題露餡，進(jìn)去了。這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財了，就想到，做人就得膽大;而一看到出問題的，馬上又一轉(zhuǎn)念，做人還是謹(jǐn)慎為好!

　　(一)、心胸寬闊

　　做人要心胸寬闊，不要心胸狹窄，小肚雞腸。我們在現(xiàn)實(shí)社會里生存，每一天都要面對這些。要理性看待，別沖動。

　　(二)、業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　1、理論知識：必須認(rèn)識到理論學(xué)習(xí)的重要性，一方面要掌握扎實(shí)的基礎(chǔ)知識，包括法律、外語、經(jīng)貿(mào)以及對業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關(guān)注的法學(xué)領(lǐng)域的新的發(fā)展動態(tài)。

　　2、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)：要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗(yàn)，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，要多向有經(jīng)驗(yàn)的人學(xué)習(xí)。

　　3、辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。(詳見“四”)

　　(三)、文化素質(zhì)

　　1、社會科學(xué)學(xué)好專業(yè)知識應(yīng)是起碼的要求，而懂得一點(diǎn)文史哲，具備一定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故?只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯(lián)來試王的文化，上聯(lián)曰：江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯(lián)對之：塞北一天一地一圣人。語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進(jìn)而問到，先生的學(xué)問究竟有多大?王隨口吟到：天下文章屬三江三江文章屬吾鄉(xiāng)吾鄉(xiāng)文章屬吾弟吾為吾弟改文章。由此，一句對聯(lián)，一首詩完成了招考工作。

　　2、自然科學(xué)：仲裁、調(diào)解案件五花八門，常常要涉及自然科學(xué)的有關(guān)知識，如機(jī)械設(shè)備，建筑工程，醫(yī)藥化學(xué)等。一方面，我們平時要注意積累;另一方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學(xué)一學(xué)這方面的知識。

　　3、外語：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經(jīng)常涉及外國當(dāng)事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經(jīng)常運(yùn)用外語。我們要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。

　　(四)此外，學(xué)會一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。

　　俗話說，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一刻。

　　但有一點(diǎn)要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實(shí)自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務(wù)正業(yè)”。

　　四、秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù)

　　工作原則：在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準(zhǔn)則。

　　工作方法：為了達(dá)到工作目標(biāo)而采取的手段和途徑。比如過河：

　　你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關(guān)鍵是要選擇切實(shí)

　　可行的方法。

　　工作藝術(shù)：通過運(yùn)用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法，

　　順利地完成工作任務(wù)，同時給人以美的感覺和享受。

　　作為現(xiàn)代社會的秘書人員或管理人員，我們應(yīng)該學(xué)會：堅(jiān)持工作原則，運(yùn)用工作方法，講究工作藝術(shù)。為此，我們要做到以下幾點(diǎn)：

　　1、要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系：包括與本部門的領(lǐng)導(dǎo)之間，同事之間;與仲裁員/調(diào)解員之間的關(guān)系;與當(dāng)事人的關(guān)系，與律師的關(guān)系;與有關(guān)部門的關(guān)系等。

　　在協(xié)調(diào)與本部門領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時，要作到尊重領(lǐng)導(dǎo)，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的'工作習(xí)慣、工作方法、工作風(fēng)格以及工作特點(diǎn)。比如，有的領(lǐng)導(dǎo)邏輯性較強(qiáng)，凡是愛有個前因后果，對這樣的領(lǐng)導(dǎo)就要在談工作時要講事實(shí)，擺觀點(diǎn)，有分析有推理;而有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害;而有的領(lǐng)導(dǎo)幽默風(fēng)趣，你也不妨與他(她)開開玩笑。了解領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和特點(diǎn)，目的是為了更好地做好工作。當(dāng)然，在尊重領(lǐng)導(dǎo)的前提下，要敢于提出自己的觀點(diǎn)，要有維護(hù)真理的精神。那種對領(lǐng)導(dǎo)一味迎合，無原則地服從，則是不足取的。那樣，會使別人懷疑你的人格、人品，領(lǐng)導(dǎo)也不一定會欣賞這種人。

　　對待當(dāng)事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風(fēng)，也不要沾染市儈奸猾的習(xí)氣。

　　對仲裁員/調(diào)解員要尊重，當(dāng)好他們的助手和參謀，但不要越俎代庖。要各司其責(zé)，互相配合，共同把工作做好。

　　此外，要注意與有關(guān)部門建立和保持良好的工作關(guān)系，如外貿(mào)部門，商檢機(jī)構(gòu)，會計師事務(wù)所等。這對于以后工作進(jìn)度有改善，能提高之間的默契。

　　2、要掌握理事藝術(shù)

　　(1)工作要有計劃

　　長遠(yuǎn)計劃：五年、三年、一年

　　短期計劃：一個月、一個星期、每一天

　　(2)養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣：今日事今日畢，能馬上辦的決不要等一會兒再辦;一件事情要一抓到底，不要半途而廢。目標(biāo)明確，有始有終。

　　(3)始終把握工作的中心：工作安排要主次分明，不能“眉毛胡子一把抓”。重要的事先辦，急事先辦，及時處理;對大事要高度重視，一抓到底，而相對來說不太重要的事則可以放后緩辦。

　　3、要有較高的說、寫能力，即語言表達(dá)能力和文字寫作功夫，

　　這也是做好秘書工作必須具備的。

　　我們在實(shí)際工作中，都體會到，秘書工作涉及到的關(guān)系方方面面，既有人，又有事，千頭萬緒，林林總總。然俗語到：“千條線，一根針”，我們就是這根“針”，運(yùn)用得好，你會有條不紊，游刃有余;運(yùn)用不好，你會手忙腳亂，焦頭爛額。

　　五、秘書人員的紀(jì)律要求

　　任何一種組織，都有自己的組織紀(jì)律，作為一個從事法律工作的機(jī)構(gòu)，更應(yīng)該如此。

　　現(xiàn)在，貿(mào)仲、海仲和調(diào)解中心都有自己的“秘書人員工作守則”，它對秘書人員提出了具體的要求，這就是我們的紀(jì)律，每一條都應(yīng)自覺遵守。各個“守則”雖然在內(nèi)容上各有特點(diǎn)，但從要點(diǎn)上看，大體上可分為三個方面：

　　1、忠于職守，愛崗敬業(yè)

　　2、秉公辦事，廉潔自律

　　3、保密制度，嚴(yán)格遵守

　　其具體內(nèi)容是不言自明的，無須再作解釋，只是對我們每一個做秘書的來說，要時刻提醒自己，嚴(yán)格遵守這些紀(jì)律。

　　在當(dāng)今社會，在知識經(jīng)濟(jì)的今天，人的現(xiàn)代化素質(zhì)，是一個人，一個單位，乃至一個國家生存與發(fā)展的決定性因素。一個單位是否具有競爭力，取決于這個單位工作人員整體素質(zhì)的提高。在我們這種單位，秘書人員的工作十分重要，秘書人員既是業(yè)務(wù)人員，也是管理人員，秘書人員的素質(zhì)及其工作效率，直接影響到整個單位的形象及其在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中的競爭力。因此，一方面，秘書人員要注意不斷提高自身的素質(zhì)和辦事效率;另一方面，領(lǐng)導(dǎo)人員要注意對智力資源的不斷開發(fā)，對知識含量的不斷充實(shí)以及對人才資源的合理配置。

　　怎樣做好辦公文秘的工作 2

　　一、精準(zhǔn)定位角色：明確文秘工作的核心價值

　　“橋梁紐帶” 角色：承上啟下、溝通內(nèi)外，既要準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)決策，也要及時反饋基層訴求，確保信息傳遞高效無偏差。

　　“后勤保障” 角色：負(fù)責(zé)會議組織、文件管理、事務(wù)協(xié)調(diào)等基礎(chǔ)工作，為領(lǐng)導(dǎo)辦公、部門運(yùn)轉(zhuǎn)提供順暢支持。

　　“參謀輔助” 角色：主動梳理工作數(shù)據(jù)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考；提前預(yù)判工作風(fēng)險，做好預(yù)案準(zhǔn)備。

　　“形象窗口” 角色：接待來訪、處理公務(wù)溝通，言行舉止代表部門 / 公司形象，需保持專業(yè)、得體的職業(yè)素養(yǎng)。

　　二、必備核心技能：筑牢工作能力基石

　　1. 文書處理能力（核心硬技能）

　　寫作功底：熟練撰寫通知、報告、會議紀(jì)要、工作總結(jié)等公文，做到語言簡潔、邏輯清晰、格式規(guī)范；掌握郵件、函件等日常文書的.寫作技巧，根據(jù)溝通對象調(diào)整語氣。

　　文檔排版：精通 Word、WPS 等工具，熟練設(shè)置字體、段落、頁碼、目錄，確保文檔美觀規(guī)范；會使用 Excel 進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計、表格制作，輔助工作匯總分析。

　　校對審核：對各類文件、通知進(jìn)行嚴(yán)格校對，重點(diǎn)核查文字錯誤、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性，避免因細(xì)節(jié)失誤影響工作。

　　2. 統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力

　　時間管理：制定每日 / 每周工作清單，按 “緊急重要” 優(yōu)先級排序，合理分配時間；使用日歷、備忘錄等工具記錄重要會議、待辦事項(xiàng)，避免遺漏。

　　事務(wù)協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)會議時間、場地、參會人員，提前對接需求；統(tǒng)籌部門活動、公務(wù)出行等事宜，考慮交通、住宿、流程等細(xì)節(jié)，確保順利推進(jìn)。

　　資源整合：對接內(nèi)部各部門、外部合作方，整合所需資源（如資料、人員、物資），高效推進(jìn)工作落地。

　　3. 溝通表達(dá)能力

　　傾聽理解：認(rèn)真傾聽領(lǐng)導(dǎo)指令、同事訴求，精準(zhǔn)把握核心需求，必要時復(fù)述確認(rèn)，避免理解偏差。

　　清晰表達(dá)：匯報工作、傳達(dá)信息時，條理清晰、重點(diǎn)突出，不冗余；面對來訪人員，熱情禮貌，耐心解答疑問，無法解決的及時轉(zhuǎn)接相關(guān)負(fù)責(zé)人。

　　書面溝通：郵件、微信等書面溝通中，語言簡潔得體，明確事項(xiàng)、時間、要求，避免模糊表述。

　　4. 細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)與保密意識

　　細(xì)節(jié)把控：辦公文秘工作無小事，從文件歸檔、會議記錄到物資采購，每一項(xiàng)都需細(xì)致入微，杜絕 “差不多” 思維，減少失誤。

　　保密原則：接觸領(lǐng)導(dǎo)決策、公司機(jī)密、核心數(shù)據(jù)等信息時，嚴(yán)格遵守保密制度，不隨意泄露；文件、電腦資料做好加密存儲，規(guī)范銷毀涉密材料。

　　5. 應(yīng)急處理能力

　　預(yù)判風(fēng)險：對會議延誤、文件丟失、突發(fā)來訪等常見問題，提前制定應(yīng)對預(yù)案。

　　快速響應(yīng)：遇到突發(fā)情況時，保持冷靜，第一時間向領(lǐng)導(dǎo)匯報，同時采取臨時處理措施（如協(xié)調(diào)調(diào)整會議時間、聯(lián)系備份文件），降低影響。

　　三、標(biāo)準(zhǔn)化工作流程：提升效率與規(guī)范性

　　1. 日常辦公流程

　　文件處理：接收文件→登記編號→及時呈送領(lǐng)導(dǎo)批閱→按批示轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)部門→跟蹤辦理進(jìn)度→辦結(jié)后歸檔。

　　會議組織：會前（確定主題、時間、地點(diǎn)→通知參會人員→準(zhǔn)備會議材料、設(shè)備→布置會場）→會中（做好會議記錄，準(zhǔn)確記錄決議、待辦事項(xiàng)、責(zé)任人、時間節(jié)點(diǎn)）→會后（整理會議紀(jì)要→分發(fā)相關(guān)人員→跟蹤落實(shí)情況→歸檔會議資料）。

　　事務(wù)辦理：接到領(lǐng)導(dǎo)指令→明確要求與時間節(jié)點(diǎn)→制定執(zhí)行計劃→推進(jìn)落實(shí)→及時反饋進(jìn)度→完成后復(fù)盤總結(jié)。

　　2. 文檔管理規(guī)范

　　分類歸檔：按 “部門 - 年份 - 事項(xiàng)” 建立文件歸檔體系（紙質(zhì) + 電子），標(biāo)注清晰，便于快速查找。

　　定期整理：每月 / 每季度梳理文件，清理過期資料，更新歸檔目錄；電子文件做好備份，避免丟失。

　　3. 接待工作流程

　　前期準(zhǔn)備：了解來訪人員身份、目的、人數(shù)、時間，提前協(xié)調(diào)接待場地、茶水、資料等。

　　現(xiàn)場接待：熱情迎接、引導(dǎo)入座，介紹相關(guān)情況，按需安排領(lǐng)導(dǎo)會見；做好接待記錄。

　　后續(xù)跟進(jìn)：送別來訪人員，整理接待資料，落實(shí)會談中確定的事項(xiàng)。

　　四、職業(yè)成長與心態(tài)調(diào)整

　　主動學(xué)習(xí)：持續(xù)學(xué)習(xí)公文寫作、辦公軟件進(jìn)階技巧（如 Excel 函數(shù)、PPT 設(shè)計）、行業(yè)知識，提升綜合能力；關(guān)注公司規(guī)章制度、政策變化，快速適配工作需求。

　　積極心態(tài)：辦公文秘工作繁瑣且壓力大，需保持積極樂觀的心態(tài)，不抱怨、不推諉，主動承擔(dān)工作。

　　總結(jié)復(fù)盤：每周 / 每月總結(jié)工作中的亮點(diǎn)與不足，針對性改進(jìn)；對常見問題歸納整理，形成工作手冊，提升后續(xù)工作效率。