HR管理如何編寫一份實(shí)用的工作說明書

　　一、工作說明書主要內(nèi)容

　　一般說來工作說明書編寫的過程中無固定的模式．需要根據(jù)該企業(yè)職務(wù)分析的特點(diǎn)、目的與要求具體確定編寫的條目。工作說明書一般包括以下內(nèi)容：

　　1、工作標(biāo)識

　　包括工作的名稱、編號、工作所屬部門或班組、工作地位、工作說明書的編寫日期、編寫人與審核人和文件確認(rèn)時間等項(xiàng)目。

　　2、工作綜述

　　描述工作的總體性質(zhì)，即列出主要工作的特征以及主要工作范圍。

　　應(yīng)盡量避免在工作綜述中出現(xiàn)籠統(tǒng)的描述，比如“執(zhí)行需要完成的其他任務(wù)”。雖然這樣的描述可以對主管人員分派工作提供更大的靈活度，但實(shí)際上，—項(xiàng)經(jīng)常可以看到的工作內(nèi)容而不被明確而清晰寫進(jìn)工作說明書，只是用“所分配的其他任務(wù)”一類的文字，就很容易成為回避責(zé)任找到一種托辭，這使得對工作的性質(zhì)以及員工需要完成的工作的敘述出現(xiàn)有意無意的漏洞。

　　3．工作活動和程序

　　包括所要完成的工作任務(wù)、職位責(zé)任、所使用的工具以及機(jī)器設(shè)備、工作流程、與其他人聯(lián)系、所接受的監(jiān)督以及所實(shí)施的監(jiān)督等。

　　4．工作條件與物理環(huán)境

　　簡要地列有關(guān)的工作條件，包括工作地點(diǎn)的溫度、濕度、光線、噪聲程度、安全條件、地理位置等。

　　5．內(nèi)外軟性環(huán)境

　　包括工作團(tuán)隊(duì)中的人數(shù)、完成工作所要求的人際交往的數(shù)量和程度、各部門之間的關(guān)系、工作現(xiàn)場內(nèi)外的文化設(shè)施、社會習(xí)俗等。

　　6．工作權(quán)限

　　包括工作人員決策的權(quán)限和行政人事權(quán)限、對其他人員實(shí)施監(jiān)督權(quán)以及審批財務(wù)經(jīng)費(fèi)和預(yù)算的權(quán)限等。

　　7．工作的績效標(biāo)準(zhǔn)

　　工作說明書中還需包括有關(guān)績教標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容，即完成某些任務(wù)或工作量所要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。這部分內(nèi)容說明企業(yè)期望員工在執(zhí)行工作說明書中的每一項(xiàng)任務(wù)時所達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)或要求。

　　比如，要確定績效標(biāo)準(zhǔn)，只要把下面的話補(bǔ)充完整就可以了：“如果你做到這樣……，我會對你的工作很滿意。”對于工作說明書中的每一職責(zé)和任務(wù)都能按照這句話指引敘述完整．自然就貼近和形成一套較完整的績效標(biāo)準(zhǔn)。

　　8．聘用條件

　　包括工作時數(shù)、工資結(jié)構(gòu)、支付工資的方法、福利待遇、該工作在組織中的正式位置、晉升的機(jī)會、工作的季節(jié)性、進(jìn)修與學(xué)習(xí)的機(jī)會等。

　　9．工作要求

　　主要說明擔(dān)任此職務(wù)的人員應(yīng)具備的基本資格和條件，基本分為：

　�、僖话阋�求：包括年齡、性別、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)；

　�、谏眢w要求：包括健康狀況、力量與體力、運(yùn)動的靈活性、感覺器官的靈敏度；

　　③心理要求：包括觀察能力、學(xué)習(xí)能力、解決問題的能力、語言表達(dá)能力、人際交往能力、性格特點(diǎn)、品格氣質(zhì)、興趣愛好等。

　　二、工作說明書編寫要求

　　工作說明書在組織管理中的地位極為重要，是人力資源部門與相關(guān)用人部門招聘人員和考核等重要決策和參考依據(jù)。一份實(shí)用性強(qiáng)的工作說明書應(yīng)符合下列要求：

　　1、清晰明白

　　在編寫工作說明書時，對于工作的描述必須清晰透徹，讓任職人員讀過以后，可以準(zhǔn)確地明白其工作內(nèi)容、工作程序與工作要求等，無需再詢問他人或查看其他說明材料。應(yīng)避免使用原則性的評價，同時對較專業(yè)且難懂的詞匯必須解釋清楚，以免在理解上產(chǎn)生誤差。這樣做的目的是為了使用工作說明書的人能夠清楚地理解這些職責(zé)。

　　2、具體細(xì)致

　　在說明工作的種類、復(fù)雜程度、任職者須具備的技能、任職者對工作各方面應(yīng)負(fù)責(zé)任的程度這些問題時，用詞上應(yīng)盡量選用一些具體的動詞，盡量使用能夠準(zhǔn)確地表達(dá)你的意思的語言。

　　比如運(yùn)用“安裝”“加工”“設(shè)計”等詞匯，避免使用籠統(tǒng)含糊的語言，如在一個崗位的職責(zé)描述上，使用了“處理文件”這樣的文句，顯然有含混不清的成份，“處理”是什么意思呢？因此，在具體的編寫時，需要仔細(xì)區(qū)分到底是對文件進(jìn)行分類，還是進(jìn)行分發(fā)。通過使用具體的詞匯，指出工作的種類、復(fù)雜程度，需任職者具備的具體技能和技巧，以及應(yīng)承擔(dān)的具體責(zé)任范圍等。

　　3、簡短扼要

　　整個工作說明書必須簡短扼要，以免由于過于復(fù)雜、龐大，不便于記憶。在描述一個崗位的職責(zé)時，應(yīng)該選取主要的職責(zé)進(jìn)行描述，一般不超過十項(xiàng)為適，對于兼顧職責(zé)的可作出必要的補(bǔ)充或說明。

　　三、編寫時應(yīng)注意的事項(xiàng)

　　1、以符合邏輯的順序來編寫

　　—般說來，一個崗位通常有多項(xiàng)工作職責(zé)，在工作說明書中羅列這些工作職責(zé)并非是雜亂無章的、隨機(jī)的，而是要按照—定的邏輯順序來編排，這樣才有助于理解和使用工作說明書。

　　2、盡量使用通俗易懂的語言

　　應(yīng)盡量避免過于強(qiáng)調(diào)技術(shù)性的文字或概括，所描述工作說明書不僅要讓上級能夠理解，更重要的是上崗人員能實(shí)實(shí)在在地領(lǐng)會，因此，當(dāng)遇到技術(shù)性的問題時，應(yīng)盡量轉(zhuǎn)化成較為通俗的解析。

　　3、應(yīng)該表明各項(xiàng)職責(zé)重次性

　　許多具體的工作，所出現(xiàn)的頻率、各項(xiàng)職責(zé)所占的時間比重都有所不同，因此，可考慮按重次程度自上而下排列；或者結(jié)合各項(xiàng)職責(zé)出現(xiàn)的頻率高低，在對應(yīng)的備注欄上說明職責(zé)在總的職責(zé)中占的比例。

　　要較好的編寫工作說明書，不僅要清楚其崗位工作的主要內(nèi)容，而且對其職責(zé)大小與次序的劃分也是要明確的。在實(shí)際編寫方面上，可按照各項(xiàng)職責(zé)的重要程度、難易程度和所任職者花費(fèi)的時間等進(jìn)行具體分析，關(guān)鍵是客觀如實(shí)和達(dá)至可操作性（即做什么、如何做、做得好）。

　　—般來說，由于基層或生產(chǎn)線員工的工作更為具體，其工作說明書中的描述也應(yīng)更為詳細(xì)。實(shí)際上，許多企業(yè)是使用“作業(yè)指導(dǎo)書”和“崗位操作規(guī)程”來替代的。

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