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職場(chǎng)秘書(shū)說(shuō)話(huà)的技巧
說(shuō)話(huà)是一門(mén)藝術(shù)。俗話(huà)說(shuō)：“會(huì)說(shuō)話(huà)的令人笑，不會(huì)說(shuō)話(huà)的令人跳。”下面小編準(zhǔn)備了關(guān)于職場(chǎng)秘書(shū)說(shuō)話(huà)的技巧，歡迎大家參考!
職場(chǎng)秘書(shū)說(shuō)話(huà)的技巧 1
秘書(shū)人員工作在領(lǐng)導(dǎo)中樞，負(fù)有溝通上下左右關(guān)系的責(zé)任，如果說(shuō)話(huà)不講究藝術(shù)，有時(shí)會(huì)帶來(lái)不良或嚴(yán)重后果。
一字不當(dāng)，令客商拂袖而去。
一海外客商到某地某公司商談合資辦廠事宜。公司經(jīng)理在會(huì)客室專(zhuān)候，并準(zhǔn)備了煙茶水果�？蜕踢M(jìn)公司大門(mén)后，迎候在門(mén)廳的公司經(jīng)理秘書(shū)和客商握過(guò)手，說(shuō)：“我們經(jīng)理在上面(指二樓會(huì)客室)，他叫你去。”客商一聽(tīng)，當(dāng)即一愣：他叫我去?我又不是他的下屬，憑什么叫我?于是這客商轉(zhuǎn)身，說(shuō)：“貴公司如有合作誠(chéng)意，叫你們經(jīng)理到我住的賓館去談吧�！闭f(shuō)完拂袖而去。如果那位秘書(shū)不說(shuō)“叫”，而說(shuō)“請(qǐng)”，情況又會(huì)如何呢?
一言不妥，令兄弟單位不悅。
“喂，縣統(tǒng)計(jì)局嗎?我是縣委辦公室。今年上半年的.各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況你們統(tǒng)計(jì)出來(lái)了嗎?”這是某縣委辦公室一位秘書(shū)人員在給縣統(tǒng)計(jì)局打電話(huà)。對(duì)方回答統(tǒng)計(jì)出來(lái)了。這位秘書(shū)又說(shuō)：“我們正在給領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)講話(huà)稿，急等著要這些數(shù)字。你給送來(lái)吧�！苯y(tǒng)計(jì)局的人聽(tīng)了這話(huà)，很不樂(lè)意，說(shuō)：“我們也正忙著，你自己來(lái)抄好了�！卑�，電話(huà)斷了。如果那位秘書(shū)換一種口氣，請(qǐng)求對(duì)方給予支持協(xié)助，情況又會(huì)如何呢?
一語(yǔ)不慎，險(xiǎn)致領(lǐng)導(dǎo)失和。
某地黨政兩位一把手關(guān)系原本很好，一度因工作意見(jiàn)分歧產(chǎn)生小不愉快。正巧這時(shí)上級(jí)來(lái)了一個(gè)工作檢查組，在陪同問(wèn)題上，書(shū)記認(rèn)為黨政一把手有一人陪同就行了，不必兩人都去。不料辦公室秘書(shū)在向政府一把手轉(zhuǎn)達(dá)書(shū)記意思時(shí)，卻把話(huà)說(shuō)成：“書(shū)記說(shuō)啦，你去他就不去。”政府一把手聽(tīng)了，心里思忖：我去他就不去，這是什么意思?雖然勉強(qiáng)去了，總認(rèn)為書(shū)記對(duì)自己有了成見(jiàn)。幸好這兩位一把手以后談心消除了誤會(huì)。否則，還不知會(huì)釀成什么局面。以上種種、只是筆者信手拈來(lái)的幾則實(shí)例。在生活和工作實(shí)際中，比這嚴(yán)重的例子還有。比如因談話(huà)不慎造成重大失密，因隨意表態(tài)造成領(lǐng)導(dǎo)和全局工作被動(dòng)等等。當(dāng)然，由于秘書(shū)人員“會(huì)說(shuō)話(huà)”，使領(lǐng)導(dǎo)意圖得以準(zhǔn)確順當(dāng)貫徹，使左鄰右舍關(guān)系處得親密和諧，這樣的例子也是不勝枚舉的。
因此，秘書(shū)說(shuō)話(huà)也很有講究，秘書(shū)朋友們可要多多注意呀!
電話(huà)留言忌太長(zhǎng)
電話(huà)留言：打電話(huà)時(shí)假如對(duì)方不在，需要請(qǐng)人幫忙留言或者錄音留言，一定要簡(jiǎn)短，忌諱長(zhǎng)篇大論的留言。
電話(huà)回?fù)埽弘m然電話(huà)有來(lái)電顯示功能，但是假如對(duì)方?jīng)]有主動(dòng)留下自己的號(hào)碼，不要貿(mào)然給對(duì)方回?fù)�，而�?yīng)該使用對(duì)方給自己的通訊方式聯(lián)絡(luò)。
電話(huà)促銷(xiāo)：通過(guò)電話(huà)向一個(gè)素不相識(shí)的人推銷(xiāo)商品，在現(xiàn)在非常普遍。電話(huà)促銷(xiāo)或在電話(huà)中長(zhǎng)時(shí)間地談生意讓人難以接受。發(fā)展良好商務(wù)關(guān)系的最佳途徑是與客戶(hù)面對(duì)面地商談，而電話(huà)者主要用來(lái)安排會(huì)見(jiàn)。當(dāng)然，接電話(huà)者如不愿意繼續(xù)接聽(tīng)，也可委婉拒絕，避免粗暴地掛斷電話(huà)。
職場(chǎng)秘書(shū)說(shuō)話(huà)的技巧 2
一、秘書(shū)說(shuō)話(huà)的4大核心原則：奠定溝通基礎(chǔ)
1.精準(zhǔn)性：信息傳遞“零偏差”
秘書(shū)需確保每句話(huà)都清晰、準(zhǔn)確，避免模糊表述或歧義。例如向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議安排時(shí)，需明確“會(huì)議時(shí)間（3月15日14:00-16:00）、地點(diǎn)（三樓第一會(huì)議室）、參會(huì)人員（部門(mén)總監(jiān)及以上）、待準(zhǔn)備材料（季度業(yè)績(jī)報(bào)表復(fù)印件15份）”，而非籠統(tǒng)說(shuō)“明天下午開(kāi)會(huì)，記得準(zhǔn)備資料”。對(duì)不確定的信息，需及時(shí)說(shuō)明“這個(gè)數(shù)據(jù)我再核對(duì)后，5分鐘內(nèi)反饋給您”，不隨意猜測(cè)或模糊回應(yīng)。
2.分寸感：把握“親疏與層級(jí)”邊界
面對(duì)不同對(duì)象，說(shuō)話(huà)語(yǔ)氣、措辭需調(diào)整：
對(duì)領(lǐng)導(dǎo)：保持尊重但不卑微，多用“您看是否需要……”“建議下一步可……”等建議性表述，避免直接否定（如領(lǐng)導(dǎo)提出的方案有疏漏，不說(shuō)“您這方案有問(wèn)題”，而說(shuō)“您的方案框架很清晰，若補(bǔ)充XX細(xì)節(jié)，可能會(huì)更完善，您覺(jué)得呢？”）；
對(duì)同事：平等協(xié)作，多用“麻煩您協(xié)助……”“辛苦您跟進(jìn)一下……”等禮貌用語(yǔ)，避免用“命令式”語(yǔ)氣（如協(xié)調(diào)部門(mén)提交材料，不說(shuō)“趕緊把材料交上來(lái)”，而說(shuō)“麻煩您今天17:00前將材料發(fā)我郵箱，方便后續(xù)匯總，辛苦啦”）；
對(duì)外部人員（如客戶(hù)、合作方）：專(zhuān)業(yè)得體，先表明身份“您好，我是XX公司辦公室秘書(shū)XXX”，再說(shuō)明來(lái)意，避免過(guò)度熱情或冷淡。
3.主動(dòng)性：提前“預(yù)判需求”，減少溝通成本
秘書(shū)需通過(guò)日常觀察，預(yù)判溝通對(duì)象的潛在需求，主動(dòng)補(bǔ)充關(guān)鍵信息。例如領(lǐng)導(dǎo)讓“聯(lián)系王總確認(rèn)下周見(jiàn)面時(shí)間”，溝通時(shí)不僅要問(wèn)“王總下周哪幾天有空”，還需主動(dòng)說(shuō)明“領(lǐng)導(dǎo)下周一下午、周三全天有空，您看哪段時(shí)間方便？另外，見(jiàn)面需攜帶的項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)，我們會(huì)提前準(zhǔn)備好電子版發(fā)給您”，避免因信息不全導(dǎo)致多次往返溝通。
4.保密性：守住“信息安全”底線
對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的私人安排、公司未公開(kāi)的決策（如人事調(diào)整、項(xiàng)目機(jī)密），需“守口如瓶”。若同事或外部人員詢(xún)問(wèn)敏感信息（如“聽(tīng)說(shuō)公司要裁人，是真的嗎？”），需禮貌拒絕且不泄露傾向，可說(shuō)“關(guān)于公司的人事安排，若有正式通知，會(huì)第一時(shí)間同步給大家，目前我沒(méi)有收到相關(guān)信息，不便猜測(cè)”，既不生硬，又守住保密原則。
二、高頻場(chǎng)景說(shuō)話(huà)技巧：針對(duì)性解決溝通問(wèn)題
1.向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作：“結(jié)論先行+邏輯清晰”
領(lǐng)導(dǎo)日常事務(wù)繁忙，匯報(bào)需高效，遵循“結(jié)論→依據(jù)→建議”結(jié)構(gòu)：
例：匯報(bào)“會(huì)議籌備情況”，先說(shuō)“明天的客戶(hù)座談會(huì)，目前已完成80%籌備，僅剩3份客戶(hù)資料待補(bǔ)充”（結(jié)論）；再說(shuō)明“已確認(rèn)會(huì)議室、設(shè)備調(diào)試、茶歇準(zhǔn)備，客戶(hù)名單中，有3位客戶(hù)的公司簡(jiǎn)介尚未收到，已聯(lián)系對(duì)方助理，預(yù)計(jì)1小時(shí)內(nèi)反饋”（依據(jù)）；最后提建議“若1小時(shí)后仍未收到，我準(zhǔn)備先整理已有的資料，缺失部分用‘待補(bǔ)充’標(biāo)注，會(huì)議當(dāng)天提前10分鐘交給您，您看是否可行？”（建議）。
避免“流水賬式”匯報(bào)（如從“早上9點(diǎn)去訂會(huì)議室，10點(diǎn)聯(lián)系設(shè)備師傅，11點(diǎn)買(mǎi)茶歇……”說(shuō)起，讓領(lǐng)導(dǎo)找不到重點(diǎn)）。
2.協(xié)調(diào)跨部門(mén)工作：“明確需求+給出價(jià)值”
跨部門(mén)協(xié)作時(shí)，需讓對(duì)方清楚“協(xié)助事項(xiàng)的目的與自身利益關(guān)聯(lián)”，提高配合度。例如協(xié)調(diào)技術(shù)部協(xié)助修復(fù)辦公系統(tǒng)，不說(shuō)“技術(shù)部趕緊修一下系統(tǒng)，大家都用不了”，而說(shuō)“目前辦公系統(tǒng)無(wú)法上傳文件，影響各部門(mén)的日?qǐng)?bào)提交，麻煩技術(shù)部?jī)?yōu)先排查修復(fù)，修復(fù)后我會(huì)同步告知各部門(mén)，避免大家反復(fù)嘗試，也能減少您這邊的咨詢(xún)壓力，辛苦啦”。通過(guò)說(shuō)明“修復(fù)系統(tǒng)能減少對(duì)方的咨詢(xún)量”，讓對(duì)方感受到“協(xié)作對(duì)自己也有幫助”，而非單純“被麻煩”。
3.應(yīng)對(duì)突發(fā)問(wèn)題：“冷靜回應(yīng)+解決方案導(dǎo)向”
遇到突發(fā)情況（如領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)取消會(huì)議、客戶(hù)突然到訪），需先穩(wěn)定情緒，再給出解決方案，避免慌亂說(shuō)“怎么辦？領(lǐng)導(dǎo)突然不來(lái)了！”。例如客戶(hù)未預(yù)約突然到訪，領(lǐng)導(dǎo)正在開(kāi)會(huì)，可說(shuō)“您好，歡迎您！領(lǐng)導(dǎo)目前正在開(kāi)重要會(huì)議，預(yù)計(jì)20分鐘后結(jié)束。您看是先在接待區(qū)稍坐，我給您倒杯茶，等領(lǐng)導(dǎo)散會(huì)后再過(guò)來(lái)？還是您方便的話(huà)，留個(gè)聯(lián)系方式，我讓領(lǐng)導(dǎo)會(huì)后第一時(shí)間聯(lián)系您？”，既安撫客戶(hù)情緒，又提供明確選擇，體現(xiàn)專(zhuān)業(yè)性。
4.拒絕不合理請(qǐng)求：“委婉表達(dá)+給出替代方案”
面對(duì)超出職責(zé)范圍或無(wú)法完成的請(qǐng)求（如同事讓“幫忙寫(xiě)一份不屬于秘書(shū)職責(zé)的項(xiàng)目報(bào)告”），需拒絕但不破壞關(guān)系。不說(shuō)“這不是我的活，我不幫”，而說(shuō)“很理解你需要趕報(bào)告的著急心情，但這份項(xiàng)目報(bào)告涉及很多專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)，我這邊不熟悉，幫你寫(xiě)可能會(huì)影響質(zhì)量。不過(guò)我可以幫你整理一下之前的報(bào)告模板，或者告訴你數(shù)據(jù)查詢(xún)的.路徑，你看這樣可以嗎？”，先共情，再說(shuō)明無(wú)法幫忙的原因，最后提供替代支持，既守住邊界，又體現(xiàn)協(xié)作態(tài)度。
三、避坑指南：秘書(shū)說(shuō)話(huà)需避開(kāi)的3大誤區(qū)
避免“過(guò)度解釋”：領(lǐng)導(dǎo)詢(xún)問(wèn)“文件準(zhǔn)備好了嗎”，若未準(zhǔn)備好，直接說(shuō)“抱歉，目前還在核對(duì)數(shù)據(jù)，預(yù)計(jì)20分鐘后完成，我會(huì)第一時(shí)間送您辦公室”，無(wú)需反復(fù)解釋“因?yàn)閄X同事沒(méi)及時(shí)給數(shù)據(jù)，所以耽誤了……”，過(guò)度解釋易顯得推卸責(zé)任；
避免“隨意承諾”：若無(wú)法確定能否完成（如“能否讓領(lǐng)導(dǎo)明天就簽批文件”），不說(shuō)“沒(méi)問(wèn)題，肯定能簽”，而說(shuō)“我會(huì)優(yōu)先將文件遞交給領(lǐng)導(dǎo)，并同步說(shuō)明您的緊急需求，盡量協(xié)調(diào)明天簽批，有結(jié)果后馬上告訴您”，不給“無(wú)法兌現(xiàn)的承諾”；
避免“傳播負(fù)面情緒”：不向同事抱怨“領(lǐng)導(dǎo)今天又批評(píng)我了”“這個(gè)活太難干了”，負(fù)面言論易擴(kuò)散，影響團(tuán)隊(duì)氛圍，也可能傳到領(lǐng)導(dǎo)耳中，損害職業(yè)形象。
四、技巧提升：日常訓(xùn)練3個(gè)小方法
“復(fù)盤(pán)溝通”：每天下班后，花5分鐘回顧當(dāng)天的重要溝通（如向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、協(xié)調(diào)工作），思考“哪些話(huà)說(shuō)得好，哪些可以改進(jìn)”（如今天匯報(bào)時(shí)漏了關(guān)鍵數(shù)據(jù)，下次需提前列好“匯報(bào)清單”）；
“模仿學(xué)習(xí)”：觀察身邊優(yōu)秀的同事或領(lǐng)導(dǎo)如何溝通，記錄他們的常用措辭（如“這個(gè)問(wèn)題我們可以從XX角度再梳理”），并嘗試在實(shí)際溝通中運(yùn)用；
“積累話(huà)術(shù)模板”：針對(duì)高頻場(chǎng)景（如匯報(bào)、協(xié)調(diào)、拒絕），提前整理1-2個(gè)話(huà)術(shù)模板（如匯報(bào)模板：“結(jié)論+依據(jù)+建議”），熟練后可靈活調(diào)整，避免臨場(chǎng)慌亂。
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